9 kinh nghiệm tránh mất cắp hàng hóa vận chuyển trên xe tải

Mất cắp hàng hóa trong quá trình vận chuyển là nỗi lo của nhiều doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Nếu không có biện pháp bảo vệ hiệu quả, doanh nghiệp có thể chịu tổn thất lớn về tài chính và uy tín.

Bài viết dưới đây, Ô tô Phú Cường chia sẻ những kinh nghiệm quan trọng giúp bạn hạn chế tối đa tình trạng mất cắp hàng hóa khi vận chuyển. Tham khảo ngay sau đây!

I. Kinh nghiệm tránh mất cắp hàng hóa khi vận chuyển

1. Chọn đơn vị vận chuyển uy tín

Một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp hạn chế mất cắp hàng hóa là chọn đối tác vận chuyển chuyên nghiệp:

Ưu tiên công ty vận chuyển có tiếng, chọn các đơn vị có giấy phép kinh doanh, hợp đồng rõ ràng, và bảo hiểm hàng hóa đầy đủ.

Hệ thống theo dõi hiện đại có GPS theo dõi hành trình, cập nhật trạng thái hàng hóa theo thời gian thực. Cam kết bảo vệ hàng hóa đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng, đảm bảo quyền lợi khi có sự cố.

Tìm hiểu đánh giá từ khách hàng trước đó kiểm tra phản hồi từ khách hàng để đánh giá mức độ an toàn của đơn vị vận chuyển.

2. Đóng gói và niêm phong hàng hoá kỹ lưỡng

Dùng niêm phong chống giả mạo sử dụng tem niêm phong đặc biệt, băng keo chống tháo gỡ.

Giảm thiểu thông tin hàng hóa bên ngoài thùng không ghi rõ nội dung và giá trị hàng hóa để tránh sự chú ý của kẻ gian.

Dán mã vạch và chụp ảnh hàng trước khi giao giúp kiểm soát chính xác số lượng và tình trạng hàng.

Sử dụng thùng hàng chuyên dụng nếu có thể, hãy dùng các loại thùng hàng có khóa chống trộm để bảo vệ hàng hóa tốt hơn.

3. Sử dụng hệ thống giám sát

Lắp đặt camera giám sát trên xe tải ghi lại quá trình vận chuyển, giúp xác định trách nhiệm khi có sự cố.

GPS theo dõi lộ trình giúp chủ hàng và tài xế nắm rõ tuyến đường, tránh mất hàng do thay đổi hành trình bất thường.

Cảnh báo tự động khi có sự cố một số hệ thống có tính năng cảnh báo khi xe đi lệch tuyến hoặc dừng bất thường.

Sử dụng hệ thống cảm biến mở cửa thùng xe các cảm biến này sẽ gửi cảnh báo nếu cửa xe bị mở trái phép.

4. Quản lý nhân sự chặt chẽ

Tuyển chọn tài xế và nhân viên giao hàng đáng tin cậy kiểm tra lý lịch, kinh nghiệm và đào tạo về bảo vệ hàng hóa.

Kiểm tra hành vi trong quá trình làm việc nếu phát hiện dấu hiệu bất thường, cần có biện pháp xử lý ngay.

Bảo mật thông tin về lô hàng chỉ chia sẻ với những người có trách nhiệm, tránh tiết lộ lộ trình vận chuyển.

Định kỳ kiểm tra sức khỏe và tâm lý tài xế đảm bảo họ có đủ điều kiện để điều khiển xe an toàn.

5. Lập danh sách kiểm tra hàng hoá

Kiểm kê trước khi giao: Xác nhận số lượng, tình trạng hàng hóa. Ghi biên bản bàn giao rõ ràng xác nhận giữa các bên liên quan, tránh tranh chấp.

Đối chiếu khi nhận hàng người nhận cần kiểm tra ngay để phát hiện mất mát kịp thời. Lập danh sách hàng hóa theo từng chuyến dễ dàng đối chiếu khi có sự cố xảy ra.

6. Lựa chọn tuyến đường an toàn

Tuyến đường vận chuyển cũng ảnh hưởng đến mức độ an toàn của hàng hoá.  Tránh khu vực phức tạp, dễ xảy ra cướp giật.

Lựa chọn tuyến đường có nhiều trạm dừng an toàn. Thay đổi tuyến đường thường xuyên để tránh bị theo dõi.

7. Tăng cường nhân lực bảo vệ

Sắp xếp bảo vệ đi kèm với lô hàng quan trọng. Khi đi qua khu vực nguy hiểm, nên có ít nhất hai tài xế hoặc đoàn xe.

Trang bị công cụ phòng vệ cho tài xế như còi báo động, thiết bị định vị khẩn cấp.

Lập kênh liên lạc nội bộ giữa tài xế và đội giám sát: Đảm bảo thông tin được trao đổi nhanh chóng khi có sự cố.

8. Bảo Hiểm Hàng Hóa

Bảo hiểm hàng hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất khi có sự cố xảy ra:

Chọn gói bảo hiểm phù hợp với giá trị hàng hóa. Kiểm tra điều khoản bồi thường trước khi ký hợp đồng.

Liên hệ ngay với công ty bảo hiểm khi có mất mát xảy ra.

9. Tăng cường ứng dụng vào quản lý vận chuyển

Sử dụng phần mềm quản lý vận tải (TMS) để theo dõi hành trình, điều phối xe và kiểm soát hàng hóa.

Ứng dụng blockchain vào quản lý chuỗi cung ứng để minh bạch thông tin hàng hóa.

Cảnh báo và phân tích dữ liệu vận chuyển để phát hiện dấu hiệu rủi ro sớm.

II. Nguyên nhân phổ biến dẫn đến mất cắp hàng hóa

Mất cắp hàng hóa khi vận chuyển có thể xảy ra do nhiều yếu tố khác nhau, từ chủ quan đến khách quan. Dưới đây là những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này:

1. Lỏng lẻo trong khâu bảo quản và đóng gói

Hàng hóa đóng gói không chắc chắn, dễ bị bóc tách, tạo cơ hội cho kẻ gian trộm cắp mà không bị phát hiện ngay lập tức.

Không sử dụng seal niêm phong hoặc seal chất lượng kém, dễ bị tháo gỡ và thay thế.

Đóng gói hàng hóa bằng vật liệu trong suốt hoặc dễ rách, khiến kẻ gian dễ nhận biết giá trị hàng hóa bên trong.

2. Quy trình kiểm soát lỏng lẻo tại kho bãi, điểm giao nhận

Không có hệ thống giám sát an ninh chặt chẽ tại kho bãi, bến bãi giao nhận hàng.

Nhân viên kiểm hàng, bốc xếp làm việc không cẩn thận, không kiểm đếm chính xác số lượng hàng hóa.

Người không có trách nhiệm có thể dễ dàng tiếp cận khu vực hàng hóa mà không bị kiểm tra.

Không có biện pháp xác nhận hàng hóa rõ ràng giữa bên gửi và bên nhận, dẫn đến nhầm lẫn hoặc lợi dụng sơ hở để trộm cắp.

3. Nhân viên vận chuyển không trung thực

Một số trường hợp nhân viên giao nhận hoặc tài xế có hành vi gian lận, móc nối với bên ngoài để trộm cắp hàng hóa.

Việc thiếu kiểm tra lý lịch nhân viên, không có chế tài xử phạt nghiêm minh khiến tình trạng này xảy ra thường xuyên.

Khi xảy ra mất hàng, nếu không có bằng chứng rõ ràng, rất khó để truy trách nhiệm cá nhân.

4. Bị kẻ gian theo dõi, lợi dụng sơ hở để trộm cắp

Một số đối tượng chuyên theo dõi xe tải, kho bãi để tìm cơ hội đột nhập, cướp hoặc trộm hàng.

Khi xe tải dừng tại các trạm nghỉ hoặc khu vực ít người, tài xế lơ là có thể bị mất hàng.

Các phương tiện không có hệ thống bảo vệ, khóa chống trộm dễ bị kẻ gian phá khóa và lấy hàng.

5. Hàng hóa có giá trị cao nhưng không có biện pháp bảo vệ đặc biệt

Những mặt hàng có giá trị lớn như thiết bị điện tử, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, quần áo hàng hiệu… thường bị nhắm đến.

Doanh nghiệp không sử dụng xe chuyên dụng, khoang bảo vệ hàng hóa, hoặc không có phương án vận chuyển đặc biệt cho hàng giá trị cao.

6. Thiếu công nghệ giám sát hàng hóa

Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng các công nghệ hiện đại như GPS theo dõi, camera giám sát để quản lý quá trình vận chuyển.

Không có hệ thống ghi nhận dữ liệu hành trình của xe tải, không thể xác định chính xác thời điểm mất hàng. Không sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa, dẫn đến sai sót trong việc theo dõi số lượng, xuất nhập hàng.

III. Cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả chống thất thoát

1. Thiết lập quy trình xuất nhập kho chặt chẽ

Quy trình xuất nhập kho cần được quản lý chặt chẽ, có trình tự cụ thể.

Bước 1: Yêu cầu, đề nghị thủ kho về việc xuất hàng hóa khỏi kho

Khi nhân viên phụ trách cần xuất kho (bộ phận bán hàng) lập đơn đề nghị xuất kho. Từng loại hàng hóa sẽ được kiểm tra và do các đơn vị khác nhau phụ trách yêu cầu xuất kho.

Bước 2: Phê duyệt đề nghị xuất kho

Đơn vị phụ trách sẽ phê duyệt giấy đề nghị xuất kho. Đây là bước quan trọng để xác minh 
số lượng, loại hàng hóa xuất kho và chịu trách nhiệm bởi người có thẩm quyền. Ban Giám đốc có thể điều chỉnh giấy yêu cầu nếu có thông tin nào không hợp lý trong quá trình xuất kho.

Bước 3: Kiểm tra lại số lượng, phân loại hàng tồn trong quy trình xuất kho

Bộ phận kế toán kho sẽ xác định thông tin này và phản hồi lại thông tin có đáp ứng kịp thời cho giấy yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng, kế toán kho sẽ thông báo cho đơn vị liên quan để có hướng giải quyết.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho, các thủ tục giấy tờ liên quan, hóa đơn

Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho (thường là 2 liên), chuyển 1 liên đến thủ kho, 1 liên lưu lại dữ liệu. Số liên của phiếu xuất kho được đặt tùy vào quy định của công ty.

Bước 5: Xuất kho hàng hóa theo đúng với giấy yêu cầu và quy trình chung

Nhân viên thủ kho sẽ xuất kho đủ số lượng và biến thể sản phẩm theo yêu cầu. Khi giao, nhân viên nhận sản phẩm phải ký xác nhận vào phiếu xuất kho và nhận 1 liên.

Bước 6: Cập nhật thông tin của quy trình xuất kho lên phần mềm

Sau khi xuất kho, kế toán sẽ cập nhật thông tin lên phần mềm quản lý và bộ phận quản lý có thể xem được báo cáo về số lượng hàng hóa xuất – nhập định kỳ.